8 lucruri pe care o femeie de carieră nu trebuie să le scrie în emailuri

„Îmi pare rău/Regret că...”

Nu de puține ori ni se poate întâmpla să vrem să ne cerem scuze pentru ceva ce am făcut/ urmează să facem, dar acest lucru nu trebuie să ne facă, spun experții, să strecurăm în email-urile noastre scuze.
De altfel, moderatoarea unui cunoscut show de televiziune din SUA (este vorba despre ''Morning Joe", al postului MSNBC) și fondatoarea conferințelor „Cunoaște-ți Valoarea" (aceste s-au desfășurat în SUA, la nivel național și au constat într-o serie de conferințe și training-uri menite să le învețe diverse lucruri pe femeile ce vor să facă o carieră, dar și să aibă mai mult succes în viața personală), Mika Brzezinski, ne sfătuiește să ne oprim din a ne cere scuze. Din start, spune ea, „dacă vom expune scuzele noastre în mail-urile pe care le trimitem, vom fi în dezavantaj".
Pe de o parte, există riscul să apărem în ochii celorlalți drept lipsite de încredere în noi, ca și cum am vrea să ne creăm o bază, un „sprijin" pentru ceea ce ar urma să se întâmple. Pe de altă parte, scuzele și regretele pot arăta teamă, lipsa de fermitate și chiar un comportament oscilant.
Cu atât mai grav va fi dacă, în calitate de femei de carieră , ne vom exprima scuzele legate de ceea ce le vom solicita celorlalți să facă. Este esențial să ne controlăm și să ne abținem din a proceda așa, întrucât, în fond, este dreptul nostru să-i mai și solicităm pe ceilalți.
Așa că este necesar să facem tot posibilul să mai renunțăm la scuze, să știm exact ce vrem de la noi și de la ceilalți.

Citește și: Viata profesionala si viata de mama in balanta

Evită să folosești „doar” în email-urile tale

În condițiile în care acest cuvânt poate „slăbi" o cerere sau o opinie, este nevoie să încetăm să ne mai folosim de el în email-uri.
Deși poate părea inofensiv să utilizezi „doar" în enunțurile formulate, în realitate acest cuvânt poate diminua impactul mesajului tău și îi va distrage pe ceilalți de la acesta. În plus, dacă recurgi la el prea des poți părea ca fiind defensivă, timidă și lipsită de autoritate.
Practic, dacă ești femeie de carieră, încearcă, pe cât posibil, să renunți să mai apelezi la „doar" în email-urile tale. Cu timpul, vei putea observa singură că fără acest cuvânt mesajele tale vor avea mai multe efecte asupra celorlalți, iar tu vei părea mai stăpână pe tine.

Nu utiliza „Sper” în email-urile profesionale

Dacă vei strecura în email-uri acest cuvânt, din start îți vei arăta rezerva în anumite privințe. De fapt, tu îți dorești ca lucrurile să se întâmple, iar acest „sper” nu ar face altceva decât să sugereze că nu ai suficientă încredere că totul se va derula așa cum trebuie.
Practic, folosind „sper” le poți transmite celorlalți, chiar și fără să vrei, că nu ai încredere în ei. În același timp, îi vei descuraja și pe ei și le vei arăta că nu deții controlul asupra situației.
Încearcă să nu folosești „sper” în email-urile tale și înlocuiește-l cu sintagme care să sugereze acțiunea, apelul pe care-l faci pentru că trebuie ca totul să meargă bine.

„Poate fi o întrebare stupidă, dar ...”

Specialiștii ne sfătuiesc să nu inserăm niciodată o astfel de structură în email-urile noastre. În primul rând, dacă vom proceda așa, putem părea nesigure pe noi și insuficient informate. În al doilea rând, trebuie să știm că este dreptul nostru să întrebăm, atunci când avem nevoie să ni se confirme niște lucruri. Va fi mult mai constructiv să punem întrebări decât să se creeze situații neplăcute din cauza lipsei de informare.
Pentru a fi însă mai sigure că întrebările pe care le punem nu vor fi văzute ca stupide și lipsite de sens, este preferabil să urmărim sfaturile de mai jos:
• Informați-vă bine asupra a ceea ce urmează să întrebați- Este posibil să găsiți singure un răspuns, după o cercetare mai amănunțită, fără a fi nevoie să apelați la ajutor.
• Folosiți un limbaj adecvat
• Fiți mereu politicoase și nu uitați să mulțumiți
• Nu vă abateți de la întrebarea propriu-zisă- Chiar dacă sunteți tentate să mai faceți comentarii sau să adăugați orice alte completări la întrebările voastre, este mai bine să vă rezumați strict la ceea ce ați vrea să aflați.
• Nu puneți niciodată o întrebare într-o manieră agresivă- Dacă veți adresa o întrebare într-un mod agresiv, acest lucru poate fi o dovadă a faptului că vă doriți să faceți așa pentru că este dreptul vostru, pentru că voi aveți mereu dreptate și ceilalți se înșeală. În plus, reacția lor poate fi măsură, iar voi vă puteți afla în situația în care răspunsul să nu fie nici pe departe cel așteptat.
Ca femeie de carieră, evită să folosești această structură în email-urile tale și întreabă doar dacă ești într-adevăr interesată de ceva.

Citește și: Test: Cariera sau familie

„Poate mă înșel, dar...”

Din start, o asemenea structură îți va diminua credibilitatea. Chiar dacă o vei însoți de o idee grozavă sau de un argument bine pus la punct, tot poate sugera lipsă de încredere în sine.
Încearcă să faci eforturi să nu pari lipsită de încredere și nu fii cel mai aspru „critic" al tău. Lasă-i pe ceilalți să decidă dacă ai sau nu dreptate.
Mai ales dacă ești femeie de carieră trebuie să fii conștientă de faptul că, dacă tu nu ai încredere în tine, nici ceilalți nu vor avea.
Totodată, o afirmație precum aceea de mai sus poate „trăda" și faptul că nu ești stăpână pe o anumită situație sau că nu ești suficient de bine informată.
Astfel, în cazul în care se întâmplă să nu știi suficient de bine ceva, fii sinceră și spune direct: „Nu dețin acum această informație, dar mă interesez și, de îndată ce aflu ceea ce aveți nevoie, o să vă transmit imediat".

„Are sens ceee ce spun?”

Desigur, oricui i se poate întâmpla să aibă îndoieli legate de faptul că lucrurile menționate au fost bine înțelese de către ceilalți. Dar acest lucru nu înseamnă că trebuie să deschidem un mesaj transmis prin email cu această întrebare.
Dacă vei face așa, poți părea tu însăți insuficient informată și nesigură de ceea ce ai spus, iar credibilitatea ta se poate diminua în acest context.
Ori ideea este ca tu însăți să fii convinsă de ceea ce spui și să te străduiești să le transmiți celorlalți cât mai clar anumite informații/mesaje.Numai așa aceștia vor avea încredere în tine și vor recepta întocmai ceea ce ai vrut să le transmiți.

Nu scrie cerințe și explicații prea lungi

Înainte să te apuci să redactezi email-uri lungi cu cerințe și explicații, ține cont de faptul că toată lumea este ocupată.
Va fi mult mai bine să-ți formulezi cerințele și explicațiile cât mai concis, alegând însă formulele pentru a te face înțeleasă cât mai bine.
Dacă vei scrie prea mult, din start se va crea un fel de repulsie care îi poate determina pe ceilalți să nu parcurgă până la capăt email-urile tale.

Nu-ți manifesta niciodată dezacordul prin intermediul email-urilor

Experții ne sfătuiesc, inclusiv pentru situațiile în care vrem să ne exprimăm dezacordul față de cineva/de ceva, să nu facem acest lucru prin intermediul comunicării online.
În condițiile în care se poate ca, fără să vrem, atât noi, cât și interlocutorul nostru, să formulăm niște afirmații care ar putea duce o înrăutățire a situației, este mult mai bine să încercăm să avem discuții față în față.
Astfel, vom avea posibilitatea să ne expunem mai bine argumentele și poate, în acest context, am putea ajunge mult mai ușor la un acord favorabil ambelor părți.

Voi mai știți și alte lucruri pe care o femeie de carieră nu ar trebui să le scrie într-un email?

Surse:
www.americanexpress.com;www.businessinsider.com; www.entrepreneur.com; www.hbr.org; www.lifehack.org; www.monster.com;www.refinery29.com;www.vogue.com; www.wikihow.com;www.themuse.com