Optimizare financiară: cum se face și cum te ajută

Ce este optimizarea financiară

Optimizarea financiară poate fi definită ca:

• Procesul de alocare a resurselor în cel mai eficient mod, astfel încât să se obțină beneficiile dorite, de exemplu creșterea profitului sau reducerea cheltuielilor; 
• Procesul prin care te asiguri că resursele financiare de care dispui sunt alocate eficient procedând în felul următor: inițial investești mult pentru ca mai târziu să poți să economisești și să ai parte de profit;
• Ansamblul de strategii prin care crește eficiența anumitor procese dintr-o organizație pentru a se micșora costurile și pentru a se obține o acuratețe mai bună a datelor financiare: ca să se ajungă la asemenea rezultate, este nevoie, spre exemplu, să se recurgă la automatizare, să se simplifice sarcinile și/sau să se elimine anumite procese inutile grație tehnologiilor moderne;
• Ansamblul de strategii și practici binevenite pentru îmbunătățirea „sănătății” financiare a unei companii: aceste strategii și practici sunt menite să diminueze costurile, să crească profiturile și să pună bazele stabilității pe termen lung.

Ce beneficii aduce optimizarea financiară

Fie că este vorba despre bugetul personal, fie că este vorba despre propria afacere sau despre gestionarea afacerilor din cadrul unei organizații, optimizarea financiară este benefică întrucât:

Permite identificarea și gestionarea riscurilor

Optimizarea financiară este un instrument prin care reușești să sesizezi la timp riscurile, să le înțelegi și să iei rapid măsuri pentru a le diminua. În aceste condiții, pierderile semnificative pot fi evitate și, de asemenea, nu îți este greu să menții o anumită stabilitate.

Îmbunătățește procesul de alocare a resurselor

Folosindu-se de optimizarea financiară, atât persoanele fizice, cât și companiile sau organizațiile reușesc să-și aloce resursele (cheltuielile, investițiile etc.) de care dispun într-un mod productiv. De fapt, optimizarea financiară este vitală mai ales acolo unde resursele sunt foarte limitate.

Ajută la reducerea costurilor

Tehnicile de optimizare financiară pot identifica zonele în care costurile pot fi reduse fără ca performanța să fie compromisă. În acest context, se fac economii importante care, treptat, conduc la creșterea profitului.

Ușurează procesul de luare a deciziilor

Când utilizezi optimizarea financiară, ai la dispoziție analize cantitative. Acestea îți oferă o imagine mai clară asupra a ceea ce ai de făcut, bazându-te pe informații obiective. Din acest motiv, îți este la îndemână să iei decizii informate. 

Crește performanțele financiare

Pentru că te ajută să aloci resursele mai eficient, pentru că ține sub control costurile și îmbunătățește procesul de luare a deciziilor, se poate spune că optimizarea financiară crește performanțele. Mai exact, ajungi să constați că ai parte de mai mult decât s-a investit inițial. 

Contribuie la realizarea obiectivelor 

Fie că este vorba, de exemplu, despre dorința de a-ți extinde afacerea, fie că este vorba despre un plan legat de pensionare, optimizarea financiară te sprijină în procesul de adoptare a unor strategii adecvate pentru îndeplinirea obiectivelor.  

Ușurează procesul de gestionare a lichidităților

„Lichiditățile” se referă la numerarul de care dispui. Folosind optimizarea financiară în cadrul unei afaceri, te asiguri că există suficienți bani atât pentru achitarea obligațiilor financiare pe termen scurt, cât și pentru cheltuielile neprevăzute. 

Asigură adaptarea la condițiile pieței

Deoarece permite realizarea continuă a analizei tendințelor de pe piață și a condițiilor economice, optimizarea financiară stimulează adaptarea rapidă la schimbare. Prin urmare, dacă ai propria afacere, investițiile tale sunt protejate și, totodată, cresc șansele de a identifica noi oportunități. 

Oferă avantaje în fața competitorilor

În cazul în care este vorba despre o afacere, dacă se recurge la optimizarea resurselor se face față mai bine competiției. Se întâmplă așa întrucât se poate investi mai mult în marketing, în inovație și în orice alte domenii care oferă avantaje în fața concurenței. 

Ajută la asigurarea complianței

Complianța în afaceri înseamnă respectarea reglementărilor companiei și a tuturor reglementărilor legale. Utilizarea optimizării financiare este binevenită pentru îmbunătățirea complianței, prevenindu-se astfel problemele legale și păstrându-se buna reputației a companiei sau a unei afaceri. 

Cum faci optimizare financiară

Pentru a realiza optimizarea financiară sunt necesare mai multe strategii, printre care:

Adoptarea de măsuri pentru managementul riscului

Printre riscurile de care trebuie să ții cont se numără, de exemplu, crizele economice, fluctuațiile pieței, schimbările legislației etc. Ca să diminuezi cât mai mult asemenea riscuri, ia în calcul următoarele demersuri:

• Orientează-te spre asigurări avantajoase pe termen lung;
• Mizează pe investiții în direcții diverse;
• Asigură-te că ai alternative în ceea ce privește investițiile: acest sfat este binevenit mai ales pentru persoanele care vor să-și consolideze propria afacere. 

Informarea detaliată despre situația actuală

Ca să asiguri stabilitatea unei afaceri și să creezi condițiile necesare îmbunătățirii resurselor financiare, trebuie să ai în vedere și diverse obstacole. Spre exemplu, este foarte important să vezi dacă nu cumva există activități cu care se consumă prea mult timp. Mai exact, gândește-te la cele care pot fi realizate automat, astfel încât să se economisească resurse și timp. Pentru a-ți fi cât mai la îndemână să faci un asemenea demers, analizează datele legate de:

• Modul în care se desfășoară activitățile de contabilitate;
• Managementul numerarului;
• Modul în care se realizează cheltuielile.

Stabilirea unor obiective clare

Optimizare financiară înseamnă și să-ți fixezi obiective specifice, măsurabile, adaptate situației în care se află afacerea. Procedând așa, îți dai seama spre ce direcție trebuie să te îndrepți. 

Îmbunătățirea procesului de gestionare a cash flow-ului

Cash-flow reprezintă banii care intră și ies din conturi într-un anumit interval. Cu alte cuvinte, cash-flow înseamnă diferențele dintre încasări și plăți. 

Menținerea unui cash flow cât mai stabil este vital mai ales pentru firmele mici, în condițiile în care ajută la acoperirea cheltuielilor pe termen scurt și la gestionarea cheltuielilor neprevăzute. Pentru asigurarea stabilității se pot lua măsuri precum:

• Apelarea la serviciile unui consultant financiar: rolul acestuia este de a oferi consiliere după o analiză obiectivă, după identificarea aspectelor care necesită îmbunătățiri. De aceea, consultantul financiar te ajută să-ți construiești o strategie pentru îmbunătățirea situației afacerii;
• Orientarea spre promovarea produselor/serviciilor care aduc profituri mari în comparație cu sumele care au fost alocate pentru a le obține;
• Promovarea ofertelor atractive pentru clienți;
• Negocierea unor contracte cât mai avantajoase cu furnizorii; 
• Emiterea la timp a facturilor;
• Acordarea bonificațiilor pentru plățile efectuate în avans;
• Utilizarea factoring-ului: modalitatea prin care se încasează repede banii pentru facturile emise, fără să fie nevoie să se aștepte până la scadența acestora.  

Realizarea prognozei cash flow-ului

Este esențială pentru asigurarea unui flux constant de numerar, de care depinde supraviețuirea afacerii inclusiv în situații dificile, cum ar fi crizele economice.  

Pentru realizarea unei prognoze a cash flow-ului în scopul optimizării financiare, se urmează acești pași:

• Se alege o anumită perioadă și se estimează tranzacțiile care pot fi realizate: de exemplu, se optează pentru viitoarele 6 luni;
• Se estimează vânzările;
• Se iau în considerare diferite intrări de numerar: inclusiv investiții, subvenții etc;
• Se face o listă cu numerarul care ar trebui cheltuit în perioada aleasă pentru prognoză: în cheltuielile avute în vedere se includ chiriile, salariile, impozitele și tot ceea ce înseamnă resursele care trebuie alocate funcționării afacerii;
• Se folosește o formulă pentru a se afla fluxul de numerar net: este vorba despre „numerar încasat - numerar cheltuit=flux de numerar net”.

Investirea în instrumente financiare eficiente

Pentru a beneficia din plin de procesul de optimizare financiară, nu ezita să recurgi și la aplicații software speciale pentru finanțe. Nu numai că datorită lor se câștigă timp prin automatizarea unor activități, ci se previn și erorile umane. 

Când alegi un software pentru o afacere, este recomandat să iei în calcul și criteriile de mai jos:

• Să fie ușor de folosit;
• Să fie potrivit cu nevoile afacerii;
• Să poată crește odată cu evoluția afacerii;
• Să fie sigur;
• Să ofere acces la training, suport și asistență tehnică.

Strategiile de optimizare financiară descrise anterior sunt binevenite în special pentru afacerile mici, dat fiind faptul că ajută atât la eliminarea cheltuielilor inutile, cât și la menținerea sau chiar la creșterea standardelor de calitate.

Educația financiară a copilului: sfaturi de la specialist